Muchas preguntas en los Registros

Un reciente diálogo en línea permitió a los seguidores de la edición web de nuestro diario evacuar numerosas interrogantes sobre el funcionamiento de los Registros civiles del país

Autor:

Susana Gómes Bugallo

Fueron casi cuatro horas. Poco quedó por decir sobre el funcionamiento y los servicios que prestan los registros civiles en Cuba, cuando funcionarios del Ministerio de Justicia respondieron recientemente —en un diálogo online— inquietudes de los lectores de Juventud Rebelde.

Asistieron a la cita Arleidy Rodríguez Rodríguez, directora de la Dirección de Registros Públicos del Ministerio de Justicia (Minjus); Julio Eduardo Fernández Ortiz, jefe del Departamento de Registro Civil del Minjus, y Zulema Ferrer Caballero, jefa del Departamento del Registro Civil de la Dirección Provincial de Justicia en La Habana.

Algunas personas insistieron en que se explicara la importancia de un Registro Civil y alertaron sobre el desconocimiento en este tema, además de los problemas que presentan dichas instituciones con la informatización, condiciones de trabajo, estado constructivo, calificación del personal y las deficiencias con la emisión de certificaciones con errores. También inquirieron sobre los salarios bajos del personal en esas instituciones y la calidad del servicio que se presta. ¿Qué hace el pueblo mientras se soluciona esto?, cuestionaron.

Sobre ello, Arleidy Rodríguez Rodríguez comenzó el diálogo y explicó que el Minjus es el Organismo de la Administración Central del Estado que se encarga de establecer las normas metodológicas y de control para la actividad de los Registros del Estado Civil, pero estas unidades de prestación de servicios se subordinan administrativamente a los Gobiernos territoriales.

«Existe una Dirección Provincial de Justicia subordinada al Consejo de la Administración Provincial (CAP) que vela porque se cumpla lo dispuesto por el Minjus. A nivel municipal —que es donde radican las oficinas registrales (incluye los Registros del Estado Civil y los Palacios de los Matrimonios)— la unidad administrativa superior es la Dirección Municipal de Justicia.

«Ante cualquier inconformidad, sugerencia o queja por el actuar de algún trabajador de estas oficinas registrales, puede dirigirse al Director Municipal de Justicia, que a su vez se subordina a los Consejos de la Administración Municipal (CAM). Las condiciones de los locales, la adquisición de medios informáticos, los insumos para la prestación de los servicios, deben asegurarse por parte de los respectivos territorios», puntualizó.

Al referirse al estado constructivo de los locales, la Directora de Registros Públicos dijo que estos deben incluirse en los planes de rehabilitación y conservación de cada provincia, a partir de las cifras de presupuesto asignadas. Ejemplificó con provincias que han rehabilitado un número considerable de instalaciones, como Granma, Camagüey, Guantánamo, Ciego de Ávila y otras que reparan este año y se preparan para los próximos, como Cienfuegos, Sancti Spíritus y Holguín.

«La capital tiene una situación más crítica con los inmuebles, y ello se atiende por el Gobierno del territorio, que ha adoptado medidas de traslado de las unidades», apuntó la directiva.

«Cuando una oficina registral se encuentra en reparación, las direcciones de Justicia —de conjunto con los Gobiernos a nivel de territorio— deben adoptar todas las medidas para que no se deje de prestar el servicio a la población y se minimicen las molestias», dijo.

—Teresita Toro Almanza: Tengo muy malas experiencias en el Registro Civil. Hace aproximadamente cuatro años inicié un trámite de Declaratoria de Herederos. Aún no he terminado por incompetencias y malos trabajos del Registro Civil de la Virgen del Camino, en San Miguel del Padrón.

«Lo primero es la mala atención al público: el incumplimiento del horario de la oficina, que no abre a las 8:30 a.m. como está anunciado en un cartel en el portal del Registro; el cierre depende de que no vayan a fumigar; si es así, a partir de las dos de la tarde cierra el Registro.

«Tuve que ir personalmente a buscar en los archivos el divorcio de mis padres, porque allí nadie se ocupa de eso; la espera era interminable y desalentadora. Cuando pensé que ya tenía listos los documentos que solicité, tuve que volver al Registro Civil para subsanar un error cometido por ellos. Luego volví con la subsanación a la Notaría nuevamente y la abogada que me atendió me dijo que tenía que volver a sacar los actos de última voluntad porque ya estaban vencidos, y repetí esta acción varias veces.

«En estos momentos tengo repetidos los certificados de actos de última voluntad tres veces con sus respectivos dos sellos de cinco pesos cada uno en cada certificado. Suman 30 pesos en sellos por gusto y la pérdida de la jornada laboral de forma injustificada».

Zulema Ferrer Caballero: En cuanto al cumplimiento de la disciplina y las malas atenciones que se pudieran dar en el caso de esta unidad, puede dirigirse a las direcciones municipales o provinciales de Justicia. Constantemente se capacita a los trabajadores en la correcta atención.

«Cuando la institución es la responsable de un error en la transcripción de un asiento, existe el procedimiento de la subsanación de oficio, en el que la entidad se hace responsable del error advertido. Si el error proviene del declarante al momento de inscribirse el asiento, para realizar la subsanación se confecciona un expediente para el cual el interesado debe aportar todas las pruebas que el funcionario le solicite, y esos documentos se deben quedar en dicho expediente.

«En relación con el tema de la fumigación del local, es una indicación dada a las instituciones estatales y viviendas, por la situación epidemiológica del país, y es responsabilidad de todos los ciudadanos acatarla».

Arleidy Rodríguez Rodríguez: Nuestras instituciones se basan en un sistema de inscripciones de actos y hechos relacionados con el estado civil de las personas, que a su vez llegan al Registro a partir de comunicaciones que se reciben desde otras instituciones sobre cualquier cambio que se haya suscitado o dispuesto en su estado civil.

«Las notarías notifican los matrimonios o divorcios; los tribunales comunican divorcios, adopciones, tutela, subsanaciones de errores sustanciales, filiaciones, nulidad de actos u otros hechos. Estas comunicaciones se consignan como notas al margen del asiento registral. Si la comunicación no llegó al Registro en su momento, no puede aparecer esta nota y por tanto el registrador no puede expedir lo que no aparece en los asientos. En su caso, al parecer, le indicaron dirigirse al lugar donde se dispuso el divorcio de sus padres para que enviaran constancia al Registro donde obra el matrimonio y de esta manera consignar la nota correspondiente que disuelve el mismo, pues esto no puede hacerlo el funcionario del Registro».

—RGC: ¿Se pueden solicitar inscripciones de nacimiento de personas que ya no viven en Cuba para trámites nacionales? ¿Con cuál moneda se paga? Si en la inscripción de uno de mis hermanos aparece mal el nombre de mi abuelo o de mis padres, ¿puedo solicitar de forma directa que se arregle o son necesarios otros trámites, teniendo en cuenta que los otros hermanos tenemos bien los nombres, además de que los nacimientos de abuelos y padres no son en La Habana y en algunos casos en el extranjero?

«¿Existe la posibilidad desde La Habana de solicitar inscripciones de nacimiento realizadas a inicios del siglo pasado o finales del mismo en otras provincias? ¿Qué tiempo demora la respuesta? ¿Cuál es el precio?».

Julio Eduardo Fernández Ortiz: La publicidad del registro del Estado Civil consiste en certificar lo que tiene inscripto a la documentación que custodia, lo cual significa que usted puede solicitar una certificación relacionada con cualquier persona sin interesar el lugar donde se encuentra. En la actualidad no existe tarifa para la actividad registral del Estado Civil, solo debe cumplir con el impuesto sobre documentos que establece la Ley Tributaria. Si el documento es de una persona que no reside en el territorio nacional y va a surtir efectos en el exterior, el impuesto sobre el documento es en CUC.

«Usted no puede subsanar la inscripción de otra persona, a no ser que le otorgue un poder. Las certificaciones de prueba que se encuentren en otra oficina registral se pueden obtener, porque no interesa la fecha de su inscripción. Si conoce el tomo, folio y registro de la inscripción, se viabiliza su obtención. De lo contrario, se requiere de una búsqueda, que implica un término máximo de 20 días hábiles. Esta solicitud de certificación de otra oficina la puede realizar en el lugar donde usted desee.

«Si usted contrata el servicio de obtención y legalización de una certificación en algunas de las sociedades de servicios, le cobran una tarifa en CUC, y los sellos del timbre cuando la certificación es para surtir efectos fuera del territorio nacional, también son en CUC.

«Si la oficina registral donde formula la solicitud carece de comunicación no podrá brindarle el servicio y tendrá que concurrir a otra».

—Julio E. Hernández González: Las condiciones para la conservación de la documentación en el Registro de Playa (29 y 36) no son las adecuadas. El método empleado para la entrega de la documentación solicitada contribuye a opiniones desfavorables de los ciudadanos: una funcionaria recoge un grupo de comprobantes en correspondencia con los asientos existentes, inexplicablemente, pues los asientos están ocupados por personas que están en otros trámites.

«El área destinada para la recogida de la documentación es insuficiente para la cantidad de personas. Se obliga al ciudadano a recibir el documento con errores y a tramitar «la subsanación» sin haber sido de su responsabilidad.

Zulema Ferrer Caballero: No es solo en la oficina registral de Playa; esta situación se presenta en otras. Conscientes de ello, se hacen esfuerzos para tratar de encuadernar los libros, pero materialmente se dificulta resolver este problema como se desea. No obstante, desde el punto de vista técnico, en el territorio de La Habana se ha iniciado la reconstrucción de asientos.

«Le agradecemos la información que nos brinda relacionada con el método empleado con la entrega de la documentación. Haremos una revisión teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución Ministerial No. 65 para el funcionamiento de las oficinas registrales y la atención a la población.

«Es necesario que tenga presente un aspecto que trasciende a su derecho cuando recibe el servicio. Si cuando le entregan la certificación para que la revise, usted advierte algún error antes de estamparle el sello, solicita su rectificación y en la Oficina están en la obligación de confirmar si existe el error que usted aduce.

«Cuando se realiza la comprobación, si la certificación expedida coincide con los datos que obran en el asiento, es cuando se inicia un proceso de subsanación, porque este es un error resultado de la declaración de la persona que ofreció los datos. Pero si el error se produce en el trabajo de la expedición, la Oficina está obligada a expedir de inmediato la certificación rectificada».

—Marta Díaz Jiménez: Estoy tramitando la declaratoria de herederos de la vivienda de mis padres a nombre de mi mamá que era copropietaria. Me solicitaron en el Bufete la Certificación de matrimonio de mi madre y en el Registro Civil me emiten Certificación de Viudez, porque me explican que ya el Certificado de matrimonio no tiene lugar. En el Bufete no aceptan ese documento. Es necesario que dos entidades del mismo Ministerio y que se complementan se pongan de acuerdo en los documentos que se solicitan y emiten.

Julio Eduardo Fernández Ortiz: El Bufete es una organización autónoma y las oficinas registrales son atendidas directamente por los órganos locales del Poder Popular. Al Ministerio de Justicia le corresponde la dirección técnica normativa y metodológica de funciones como la de la actividad registral.

«Las oficinas certifican los datos que inscriben. Si en una inscripción de matrimonio aparece la anotación referida a uno de los cónyuges, no se puede expedir una certificación de matrimonio, pues de conformidad con lo establecido en el Código de Familia, esta es una de las circunstancias que extingue el matrimonio. Por consiguiente, se expide una certificación de viudez: el Registro actuó correctamente. Le sugiero que se dirija nuevamente al Bufete Colectivo».

—Osva: ¿Por qué aumentan las certificaciones para el uso internacional? ¿Qué estrategias sigue Cuba, si lo que piden no se corresponde con la legislación de este país?

Julio Eduardo Fernández Ortiz: El aumento de las certificaciones para surtir efectos fuera del territorio nacional es concomitante con el desarrollo de las relaciones actuales en nuestro país. Existe un incremento en las relaciones entre los ciudadanos cubanos y otros países, en que las relaciones que formalizan demandan no solo documentos registrales, como debe suponer. También los ciudadanos cubanos necesitan acreditar otros aspectos de su vida como tiempo de trabajo, nivel educacional, etc.

«Hasta el momento, la determinación asumida en cuanto a la solicitud de certificaciones no autorizadas por nuestra legislación es la de no expedirla, respondiendo al principio de soberanía».

—Yy: ¿Es verdad que ya no se pueden hacer certificaciones nacionales en modelos como antes, sino que todas deben salir por el Sirec?

Arleidy Rodríguez Rodríguez: Está indicado que se expidan las certificaciones de las inscripciones a través del sistema informatizado (Sirec), principalmente las que van a surtir efectos fuera del territorio nacional, precisamente para buscar una mayor seguridad jurídica y calidad del documento, pues cuando un escrito oficial como este se realiza manualmente, está más sujeto a que se cometan errores al momento de ser expedido. No obstante, en casos excepcionales, cuando falla el fluido eléctrico, cuando no existe conexión o acontece alguna situación anómala, se puede expedir en el Modelo establecido.

—Martivarela: ¿Cómo frenarán la corrupción en los múltiples Registros civiles de la Isla?

Arleidy Rodríguez Rodríguez: Los hechos de corrupción se deben y tienen que combatir desde todos los frentes; constantemente recabamos de la población su denuncia. Se aplican medidas a los funcionarios por malos tratos, indisciplinas y hechos de corrupción, y es muy importante y necesario que las personas denuncien estas situaciones.

«El Minjus tiene establecido un sistema de control y supervisiones para todas las unidades registrales, debiéndose verificar las certificaciones que se expiden que van a surtir efectos fuera del territorio nacional, y un muestreo de las que se emiten para el interior del país.

«Existe un programa de perfeccionamiento de la actividad y se realizan los intercambios para preparar al personal en este sentido, pero también para alertar sobre la responsabilidad individual, colectiva, no solo administrativa sino penal, que tuvieran si incurrieran en actos de corrupción. Igualmente nos corresponde capacitar y aumentar el nivel de nuestros funcionarios.

«Cuando, como población, formamos parte de un hecho de corrupción con un registrador, se tipifica el delito de cohecho y el ciudadano también tiene responsabilidad penal en este sentido, pues se prestó a corromper al funcionario público. Con esto hacemos un llamado de atención a toda la población para combatir hechos de esta naturaleza, pues a pesar de las acciones de control y chequeo que se puedan realizar por el Minjus y por los departamentos provinciales y municipales, no siempre se pueden detectar».

Informatizar los trámites

Una inquietud frecuente durante la entrevista fue la urgencia de digitalizar los Registros civiles ante el mal estado de los libros y las consiguientes demoras en los trámites. Arleidy Rodríguez Rodríguez comentó que en Cuba existen 299 oficinas registrales que incluyen los palacios de los matrimonios, pues antes estaba dispuesto que existieran tantos registros como municipalidades había en Cuba.

«Al realizarse las distintas divisiones político-administrativas, se eliminaron municipios, pero se decidió que se mantuvieran las oficinas registrales, para no afectar a la población.

«La tecnología que existía era el papel (libros) y la tinta. Con el período especial se estableció la utilización del servicio telefónico para evitar que la población tuviera que trasladarse. Pero en esos momentos la demanda de certificaciones no era tan excedida como lo es hoy, y se podía prestar el servicio sin dificultades, aunque no se dejaba de correr el riesgo de que al momento de efectuar el dictado de los datos de la inscripción hubiera errores.

«En 2007 se creó una aplicación informática llamada Sirec (Sistema Informático de Registros del Estado Civil) que ha permitido humanizar el trabajo y comenzar el proceso de digitalización de los datos que obran en los libros, con el avance de la tecnología. Esta aplicación ha quedado un tanto atrasada y actualmente se trabaja con la Empresa Desoft en la nueva versión del Sirec, que sería más ajustada a la situación que tienen nuestras oficinas y los servicios jurídicos que en estas se brindan; debe comenzar a aplicarse en 2017.

«Según levantamientos de informaciones que hemos realizado, en Cuba existen más de 83 821 libros, que significan más de 31 265 054 inscripciones. Esa es la totalidad de las personas inscriptas desde 1885 en los libros de nacimiento, matrimonios y defunciones. En el sistema informatizado están insertadas más de 3 076 525, lo que significa un bajo por ciento.

«El proceso de informatización de las oficinas se emprende hace varios años de conjunto con Etecsa. Ocho provincias y el Municipio Especial Isla de la Juventud tienen sus registros conectados, aunque restan 47 oficinas pendientes de conectividad. Se trabaja en un plan de inserción de asientos, independientes a los que solicita la población, pero aún tenemos territorios que no tienen esta posibilidad, a pesar de los esfuerzos que se realizan con Etecsa, pues se trata en ocasiones de Registros que se encuentran en lugares apartados, donde existen limitaciones tecnológicas.

«En el caso particular de La Habana, de 32 solo tienen tres conectados, y es donde mayor demanda existe y la provincia donde vive más población que se encuentra inscrita en otros territorios del país. A esto le sumamos la demanda excesiva de certificaciones por parte de muchas entidades y organismos que prestan servicios a la población, en muchas ocasiones innecesariamente, pues, como se ha explicado, en el documento de identidad se recogen todos los datos referidos al nacimiento.

«En este sentido se dispone en la Resolución 249/15 de la Ministra de Justicia, en su artículo 140, que se puede utilizar el documento de identidad en estos supuestos. En el 142 se deja claro que los organismos o entidades que requieran solicitarle a la población estos tipos de documentos para sus procedimientos internos, necesitan la autorización del Minjus.

«Se ha trabajado en firmar convenios de cooperación con la mayoría de los organismos de la Administración Central del Estado, y actualmente se firman a nivel de provincias y municipios, pues en ocasiones se acuerda a instancia superior y no se cumple por parte de un funcionario a nivel municipal. Es algo a lo que debemos darle seguimiento constantemente, y a partir de que la misma población adquiera mayor cultura jurídica estará en mejores condiciones de hacer valer sus derechos.

«Las transmisiones de dominio de viviendas y vehículos (compraventas, donaciones, permutas), la nueva política migratoria, entre otras medidas en beneficio de la población, requieren la presentación de muchas de estas certificaciones y aumenta la demanda.

«El 14 de diciembre de 2015 entró en vigor el Decreto Ley 335/2015 “Del Sistema de Registros Públicos de la República de Cuba”, que establece entre otros aspectos que se deben crear Registros centrales y, como parte de la informatización de la sociedad, los Registros del Estado Civil (REC) constituyen la prioridad para el Ministerio de las Comunicaciones (Mincom), pues esto contribuiría a prestar un servicio de mayor calidad a la población, disminuyendo los tiempos de expedición y mejorando las condiciones laborales de los funcionarios del Registro».

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