Aunque no existen cifras estadísticas que lo confirmen, lo cierto es que muchos sufrimos en algún momento las consecuencias de errores que se cometen en oficinas públicas, respecto a los datos que aparecen consignados en determinados documentos de primera necesidad para cualquiera de nosotros.
Puede ser el nombre o los apellidos, la fecha de nacimiento, cómo se llama el padre o la madre, si la casa es de madera o mampostería; la cifra que consigna el valor de un objeto o producto, las referencias de la empresa o institución, el color del auto o el número de su placa…
Pueden aparecer en el certificado de nacimiento o el Carné de Identidad, la propiedad de una vivienda o la factura de una entidad comercial; la licencia de conducción o el documento que oficializa la circulación de un vehículo; la chequera de un jubilado o la libreta de abastecimientos…
En fin, que hay un sinnúmero de documentos que tienen como finalidad precisar determinados datos oficiales necesarios para el caso de múltiples transacciones u operaciones, los cuales quedan virtualmente anulados cuando, a la hora de ser utilizados, nos percatamos de que alguien cometió un «pequeño error» que lo invalida.
Lo de «pequeño» solo es comprensible si se refiere al espacio que, por lo general, se encuentra ocupado por el desliz. No atañe, por supuesto, a la cantidad de horas, viajes, reconstrucción de papeles, gastos de tiempo y dinero que siempre implican los susodichos errores.
No importa que en ocasiones el problema pueda ser resuelto con la elaboración de otro documento que «subsane» la pifia cometida por alguien, que en más de una ocasión cobra a la ciudadanía por tales servicios.
El problema principal no es el error a subsanar, sino la causa que da lugar a que el mismo se cometa. Y esta no tiene otro calificativo que la poca o mala atención que un funcionario, trabajador o individuo da al acto de confeccionar un documento oficial en un momento determinado.
No pocas veces este conversa, ríe o realiza otra actividad mientras recoge los datos o los traslada de una fuente a otra; lo cual es muestra de poca profesionalidad y deficiente trato al cliente que tiene delante.
A veces —reconozcámoslo también— se trata de usted, de él o ella, o de mí, quienes pensamos erróneamente que lo mismo da una «ye» que una «i» latina, una «ce» que una «ese», un «sesenta y nueve» que un «noventa y seis», un «ocho» que «un ochenta»…
Ahora que nuevas leyes y regulaciones ponen en el orden del día tanto movimiento documental, es importante que las instituciones todas presten la mayor atención a estos detalles, adelantándose a aquellos vacíos en la preparación de los trabajadores, que provocan que el error gravite sobre ellos como perenne espada de Damocles.
Saludable sería también sacarle partido a la experiencia que acumulan algunos para adiestrar a los nuevos que llegan, quienes muchas veces empujan con vigor el carro de las nuevas tecnologías —necesarias para dar mayor eficiencia a lo que se hace en un trabajo tan relacionado con la memoria social—, pero sin haber saldado deudas con lo mejor de la ortografía y la lectura.
Invito, incluso, a que sopesemos si en esta actividad es posible asumir, salarialmente hablando, modos de distinguir los mejores desempeños y señalar los malos. Los yerros podrían tirar del bolsillo, pero a fin de cuentas lo más importante es que los evitemos apuntando a la responsabilidad de cada cual. Todo ello se complementaría, desde luego, con una cuidadosa revisión del documento por el cliente, en el momento y lugar oportunos.
Los errores en documentos no son, parodiando una frase conocida, ni pequeños ni «accidentales»… La mejor forma de subsanarlos es prestar más atención a lo que hacemos y dejar de cometerlos.
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